website-tim-viec-uy-tin
Trường Đại học Ngoại ngữ – Tin học Thành phố Hồ Chí Minh chỉ cung cấp DUY NHẤT website tuyển dụng careerhub.huflit.edu.vn, hãy cẩn trọng với các hình thức cung cấp tuyển dụng khác.

Horenso – Phương pháp làm việc nhóm tuyệt vời của người Nhật 

Nếu bạn muốn làm việc tại Nhật Bản, bạn có thể nghe thấy từ “horenso” được sử dụng xung quanh văn phòng mới của bạn. Đây không phải là từ tiếng Nhật cho rau bina, mà là ほうれん草 (hourenso); từ kinh doanh tiếng Nhật horenso thực sự là một từ viết tắt: 報・連・相 (hou・ren・sou) là viết tắt của báo cáo・giao tiếp・tham khảo ý kiến.  

Ba giá trị này là xương sống để duy trì luồng thông tin lành mạnh trong nội bộ của một doanh nghiệp.  

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia. 

Nếu bạn thấy mình đang làm việc trong một công ty Nhật Bản, rất có thể bạn sẽ phải tuân thủ các thông lệ của HORENSO. Bài viết dưới đây sẽ giúp quý bạn đọc hiểu rõ hơn về thuật ngữ phổ biến này nhé. 

Ý nghĩa và cách áp dụng của HORENSO trong công việc của bạn 

HOUKOKU – BÁO CÁO 

HO là viết tắt của 報告 (houkoku), có nghĩa là báo cáo hoặc thông báo. Điều đó có nghĩa là nếu sếp hoặc cấp trên giao cho bạn một nhiệm vụ, bạn phải thường xuyên báo cáo định kỳ cho cấp trên về tiến độ của mình.

Bên cạnh đó, bạn phải thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó.  

Horenso nghĩa là chủ động trong công việc. 

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso và đây chính là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Trong mô hình của Horenso, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ hiển nhiên.  

Nếu không nhận được báo cáo, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc sếp hỏi bạn: “Việc ấy sao rồi?”.  

Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn và thể hiện bạn là người chủ động trong công việc.  

Vậy thời điểm báo cáo là khi nào là phù hợp? và cách báo cáo thế nào cho hiệu quả? 

Thời điểm báo cáo: Thời điểm báo cáo nên dựa trên các mục sau: 

  • Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có thời hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc.  
  • Nếu có thay đổi trong quá trình thực hiện công việc thì bạn cũng phải báo cáo cấp trên.  
  • Khi bạn thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo cho cấp trên hoặc khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề. 

Phương pháp báo cáo hiệu quả:  

  • Là bạn cần báo cáo định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin.  
  • Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích và có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp, bạn có thể báo cáo bằng miệng trước. Có thể báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu Báo cáo bằng email… 

Phương pháp báo cáo chưa hiệu quả: là khi bạn báo cáo một cách ngẫu hứng, thiếu chính xác, ít thông tin, văn phong thiếu tôn trọng và không có thời gian định kỳ hoặc gần đến thời hạn mới báo cáo. 

RENRAKU – LIÊN HỆ 

REN là viết tắt của 連絡 (renraku), có nghĩa là liên hệ hoặc phối hợp. Nếu bạn gặp vấn đề hoặc có sự thay đổi trong nhiệm vụ được giao thì điều cần thiết là bạn phải thông báo ngay cho cấp trên và đồng nghiệp của bạn.  

Trong Horenso, việc liên lạc là khó nhất. Việc liên lạc cần quan tâm đến yếu tố thời gian cách thức liên lạc để hiệu quả và nhanh chóng. 

Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?  

XIN LỖI là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp. 

Phương pháp liên lạc hiệu quả 

  • Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại,… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Truyền thông (càng nhiều người biết càng tốt), Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo.  
  • Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc. 

Phương pháp liên lạc chưa hiệu quả:  

  • Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại.  
  • Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn chỉnh thời gian phù hợp.  
  • Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin.  

SOUDAN – THAM KHẢO Ý KIẾN 

SO là viết tắt của 相談 (soudan), có nghĩa là tham khảo ý kiến. Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất.  

Lưu ý rằng không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, việc hỏi và đóng góp ý kiến trong tập thể là mở rộng thêm một góc nhìn khác cho vấn đề đang giải quyết. Điều quan trọng là bạn tìm được phương án tối ưu cho vấn đề của mình. 

Cách bàn bạc tốt: Đông người liên quan đến vấn đề gặp phải, sau đó bạn ghi nhận các ý kiến, khuyến khích để mọi người góp ý kiến. Mục đích cần rõ ràng để mọi người cùng nắm bắt và có quyết định về giải pháp chung sau buổi thảo luận để mọi người tuân thủ theo quyết định. 

Cách bàn bạc không tốt: 

Buổi họp ít người và quan điểm và cách làm giống nhau, không ai hiểu rõ mục đích cụ thể và không có sự ghi nhận các ý kiến sau buổi họp cũng như mỗi người làm một cách. 

Nhìn chung, HORENSO là một khái niệm phổ biến và được áp dụng trong các công ty có trụ sở tại Nhật Bản, nhưng thuật ngữ này có thể dễ dàng áp dụng cho văn hóa làm việc của bất kỳ quốc gia nào.  

Phương pháp này sẽ giúp mọi người có được sử chủ động trong công việc. Mỗi người sẽ có trách nhiệm hơn với công việc của mình.  

Bên cạnh đó, việc thực hiện nguyên tắc Horenso, nhân viên sẽ bộc lộ những điểm mạnh của mình. Họ sẽ đưa ra những ý kiến đóng góp, rèn luyện sự sáng tạo để công việc đặt kết quả cao nhất. 

Làm việc theo quy tắc Horenso, mỗi người cũng sẽ xây dựng cho mình tinh thần đồng đội. Kỹ năng giao tiếp sẽ được nâng cao. Thêm vào đó là mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên trở nên thân thiết hơn.  

Hiện tại, nguyên tắc Horenso đã được các công ty ở Việt Nam áp dụng khá nhiều. Trên thực tế, phương pháp làm việc nhóm theo kiểu Nhật này không chỉ trong môi trường làm việc. Mà nó còn áp dụng hiệu quả trong cuộc sống và học tập.  

Nếu bạn cảm thấy nơi làm việc của mình đang gặp khó khăn trong việc duy trì luồng thông tin, hãy thử thiết lập tiêu chuẩn HORENSO với đồng nghiệp của bạn.  

Ban biên tập Huflit Career Hub
Nguồn tham khảo: Jobs in Japan & PACE

Để lại bình luận