Một ngày nào đó, bạn có quá nhiều việc cần phải làm cùng một lúc và bạn không biết nên ưu tiên việc nào trước, việc nào sau trong khi thời gian hoàn thành thì có hạn, bạn cảm thấy áp lực và có thể bạn sẽ bỏ lỡ các cơ hội.
Nếu bạn đang rơi vào tình trạng này, đã đến lúc bạn cần tìm hiểu ngay 03 lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện, phân loại và sắp xếp thứ tự công việc hiệu quả.
#1. Xây dựng Master checklist với phương pháp Get Things Done
Lời khuyên đầu tiên đó chính là sắp xếp lại mọi thứ đang lộn xộn trong đầu bạn.
Một đề xuất tuyệt vời cho bạn là áp dụng phương pháp Get Things Done, tạm dịch: Hoàn thành mọi việc. Đây là một phương pháp quản lý công việc nổi tiếng do nhà tư vấn David Allen sáng tạo nên.
Phương pháp Getting Things Done (GTD) được thiết kế để giúp đưa toàn bộ những suy nghĩ ra khỏi đầu và sau đó sắp xếp, phân loại để bạn có thể tập trung làm đúng việc, vào đúng thời điểm.
Phương pháp này được dựa trên luận điểm rằng não bộ chúng ta xử lý thông tin tốt hơn là lưu trữ thông tin. Việc có quá nhiều thông tin sẽ khiến não bộ bị tê liệt và không thể quyết định được điều gì cần ưu tiên xử lý.
Kết quả là bạn dành quá nhiều thời gian để lo lắng và suy nghĩ, thay vì việc hành động.
Phương pháp GTD áp dụng quy trình gồm 5 bước bao gồm:
- Ghi lại (Capture): ghi chú lại toàn bộ nhiệm vụ/ sự kiện/ suy nghĩ đang có trong đầu bạn. Bạn có thể viết vào sổ tay, sử dụng các app ghi nhớ công việc hoặc thu âm những việc cần giải quyết nhưng vẫn ‘quanh quẩn’ trong đầu bạn.
- Xử lý (Process): Bạn nên tự hỏi các câu hỏi như các công việc này có thể hoàn thành không? Nếu có thì quyết định cách thức để hoàn thành. Nếu không, quyết định xem việc đó có thể bỏ qua hay được giải quyết sau. Từ đó, bạn đã tạo ra một danh sách các việc cần phải làm.
- Sắp xếp (Organize): Sắp xếp các công việc và sàng lọc vào 3 nhóm: dự án (project), thời gian (time), và nội dung (context). Ví dụ: bạn có bài thuyết trình nhóm (dự án) vào thứ hai (thời gian) và bạn cần kiểm tra tiến độ của bạn A (nội dung).
- Thực hiện (Engage): Áp dụng ngay vào thực tế.
- Đánh giá lại (Review): Luôn kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch dựa trên tiến độ và chất lượng công việc hiện tại. David Allen gợi ý xem lại kế hoạch theo tuần và với những mục tiêu ngắn hạn thì theo tháng.
Bạn không nhất thiết phải đi qua 5 bước này một cách tuần tự, mà có thể thay đổi một chút để phù hợp hơn với workflow hiện tại của bản thân.
Ngoài ra, 2 lưu ý sau sẽ giúp bạn thực hành GTD hiệu quả hơn:
- “Bước tiếp theo làm gì?”: Ở bất kì bước nào của phương pháp GTD, câu hỏi này đều được lặp lại. Câu hỏi này giúp bản thân xác định được những bước phải làm để công việc được giải quyết đúng mục tiêu.
- Quy tắc 2 phút: Với các công việc có thể hoàn thành trong 2 phút, thì hãy làm ngay lập tức.
#2. Sắp xếp đầu việc theo biểu đồ QUAN TRỌNG / KHẨN CẤP của Eisenhower
Ma trận quản lý thời gian do Eisenhower sáng lập, ông là vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Đây là phương pháp phổ biến về quản lý tối ưu thời gian. Việc đầu tiên là liệt kê tất cả nhiệm vụ cần làm, kể cả những việc không quan trọng.
Tiếp theo, phân loại các nhiệm vụ đó dựa trên hai tiêu chí: tầm quan trọng và tính khẩn cấp.
Ma trận Eisenhower chia các công việc thành 4 nhóm:
- Khẩn cấp và quan trọng (P1): công việc cần phải thực hiện ngay lập tức;
- Quan trọng, không khẩn cấp (P2): Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm sau;
- Khẩn cấp, không quan trọng (P3): Nhiệm vụ nên giao cho người khác;
- Không khẩn cấp và không quan trọng (P4): Nhiệm vụ cần được loại bỏ.
Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất ở đây là loại bỏ các công việc cấp bách nhưng không quan trọng khỏi danh sách ưu tiên của bạn.
Đây là lúc việc giao phó khéo léo cho người khác trở nên quan trọng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ khác khẩn cấp quan trọng hơn.
Việc giao phó bắt đầu bằng việc tìm người phù hợp và giải thích công việc một cách đúng đắn. Nhưng nó cũng liên quan đến việc cung cấp đủ thời gian và hướng dẫn cho người đó để hoàn toàn xử lý công việc đó (và loại bỏ nó khỏi vai trò và suy nghĩ của bạn).
Trong trường hợp này, bạn có thể áp dụng nguyên tắc 30X – nghĩa là trong thời gian đầu khi huấn luyện cho người mới, bạn cần dự trù thời gian hoàn thành công việc cho họ gấp 30 lần so với thời gian công việc đó có thể hoàn thành.
Ví dụ, nếu bạn có một công việc mà mất 5 phút để hoàn thành, bạn nên dự trù 150 phút để giao phó và đào tạo cho một người mới. Có thể có vẻ như đòi hỏi rất nhiều thời gian, nhưng qua một năm, bạn sẽ tiết kiệm được 1100 phút của mình. (5 phút mỗi ngày nhân với 250 ngày làm việc hàng năm = 1250 phút dành cho công việc đó).
#3. Xếp hạng các nhiệm vụ theo ưu tiên với phương pháp Ivy Lee
Đôi khi, dù đã cố gắng hết sức, bạn vẫn phải đối mặt với một danh sách dài các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng cần phải hoàn thành. Trong trường hợp này, bạn cần tìm cách khám phá sâu hơn và tìm hiểu giá trị quan trọng thực sự của các nhiệm vụ này.
Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là áp dụng phương pháp Ivy Lee, là phương pháp buộc bạn phải ưu tiên công việc hàng ngày bằng cách tuân thủ 04 quy tắc đơn giản.
Dù đã ra đời hơn 100 năm, nhưng đây vẫn là Ivy Lee được rất nhiều tập đoàn lớn trên thế giới áp dụng môt cách hiệu quả.
04 quy tắc đơn giản từ phương pháp này:
- Bước 1 – Viết ra danh sách 6 nhiệm vụ cần hoàn thành: Vào cuối mỗi ngày làm việc, bạn cần viết ra tối đa 06 điều quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày mai. Bạn có thể làm ít hơn nhưng không vượt quá con số 06.
- Bước 2 – Phân loại từng nhiệm vụ: Bạn cần xếp hạng 06 nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên, phân loại mức độ quan trọng và chia thời gian cụ thể cho mỗi đầu việc. Ví dụ: “Nhiệm vụ 1” là quan trọng nhất sẽ làm đầu tiên, còn “Nhiệm vụ 6” ít quan trọng nhất sẽ làm cuối cùng.
- Bước 3 – Tập trung hoàn thành từng việc: Sáng hôm sau, bạn chỉ cần tập trung vào nhiệm vụ đầu tiên. Làm việc cho đến khi nhiệm vụ đầu tiên hoàn thành trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo và lưu ý là bạn đừng để bị phân tâm bởi những nhiệm vụ còn lại. Vào cuối ngày, bạn chuyển các mục chưa hoàn thành sang danh sách mới gồm sáu nhiệm vụ cho ngày tiếp theo.
- Bước 4 – Lặp lại quy trình: Bạn thử thực hiện phương pháp Ivy Lee trong vòng một đến hai tuần, để biết được trung bình bạn có thể hoàn thành bao nhiêu nhiệm vụ/ ngày. Sau đó điều chỉnh danh sách nhiệm vụ cho phù hợp với năng lực của bản thân. Cuối cùng, hãy lặp đi lặp lại quy trình này mỗi ngày và bạn sẽ thấy sự hiệu quả từ việc áp dụng phương pháp này.
Trên đây là ba lời khuyên cực kỳ hữu ích dành cho bạn trong việc sắp xếp và phân loại công việc hiệu quả. Hi vọng bạn sẽ tìm được và áp dụng phương pháp phù hợp cho bản thân nhé.
Ban biên tập HUFLIT Career Hub
Nguồn tham khảo: wpengine, vietcetera, fastwork.
