[Intern] Customer Service Officer

Job Description

• Khu vực sảnh / Lobby area:
  • Thực hiện checklist hàng ngày cho khu vực tiền sảnh: kiểm tra công tác vệ sinh, trang thiết bị, tác phong của nhân viên nhà thầu (an ninh và vệ sinh) / Daily checklist for front Office: ensuring the inspection of cleanliness, equipment, and the professionalism of the contractor’s staff.
• Khu vực quầy Chăm sóc khách hàng / Customer Service Counter:
  • Đảm bảo khu vực quầy làm việc sạch sẽ và gọn gang / Maintain clean and tidy counter.
  • Hàng ngày kiểm tra tình trạng và tưới nước cho cây cảnh được trang trí tại quầy nếu có / Daily check on the condition of the decorative plants at the counter and water them as necessary.
  • Kiểm tra và chuẩn bị các form mẫu sử dụng để hỗ trợ khách / Prepare the necessary forms to assist guests.
• Công việc chính / Main tasks:
  • Ghi nhận lại thông tin / ý kiến của khách hàng, thông báo đến trưởng bộ phận và chuyển các thông tin đến các bộ phận có liên quan / Record customer information /feedback, notify the head of department, and forward the information to the relevant departments.
  • Cung cấp thông tin cần thiết của dự án khi được yêu cầu / Provide essential project information when required.
  • Nắm vững cách sử dụng các chức năng và biết cách theo dõi công việc trên app Property Cube dưới sự kiểm soát và hướng dẫn của quản lý / Have a thorough understanding of the functionalities of the Property Cube app and how to monitor tasks under the supervision and guidance of the manager.
  • Tương tác với các bộ phận khác như kế toán, kỹ thuật, vệ sinh và bảo vệ khi cần thiết / Coordinate with other departments such as accounting, engineering, security and cleaning staffs when needed.
  • Nắm vững và hiểu rõ các quy định của tòa nhà / các quy trình cơ bản của bộ phận Chăm sóc khách hàng đang được thực hiện tại dự án / Have a thorough understanding of the building’s regulations and the basic procedures of the Customer Service department currently implemented in the project.
  • Tuân thủ quy trình của bộ phận và chỉ đạo của người quản lý / Follow department procedures and manager’s directions.
• Báo cáo / Reports:
  • Thực hiện báo cáo theo hướng dẫn và chỉ đạo của quản lý trực tiếp / Prepare reports in accordance with the instructions from the direct supervisor
  • Báo cáo ngay lập tức tất cả các hiện tượng bất thường, rủi ro, không an toàn có thể gây cháy / nổ cho quản lý hoặc bộ phận kỹ thuật / Immediately report to the manager or technical department all abnormal phenomena, risks, or insecurity that could cause fire / explosion.
• Khác / Other tasks:
  • Thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác được giao bởi quản lý bộ phận / Perform all other duties assigned by line manager.
  • Phối hợp với các bộ phận khác trong các hoạt động hàng ngày và tổ chức sự kiện, vv /Coordinate with other departments in daily activities and events, etc.