[Full time] Trợ lý bộ phận

Mô tả công việc

• Quản lý hồ sơ – tài liệu nội bộ và đối tác
  • Tiếp nhận, rà soát, trình ký và lưu trữ các loại hồ sơ thi công, giấy ủy quyền, biên bản nghiệm thu và các văn bản liên quan.
  • Đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của hồ sơ trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
• Phối hợp làm việc với đơn vị thi công – nhà thầu
  • Theo dõi tiến độ hoàn thiện thủ tục pháp lý, hợp đồng, báo giá, hồ sơ thanh toán và quyết toán.
  • Nhắc nhở đối tác đảm bảo đúng thời hạn và quy trình nội bộ theo yêu cầu công ty.
• Tìm kiếm – phối hợp đặt hàng thiết bị – vật tư
  • Hỗ trợ tìm kiếm, chọn lọc nhà cung cấp phù hợp và phối hợp với thiết kế viên để thực hiện đặt hàng hóa, trang thiết bị cho các dự án cửa hàng mới.
  • Chuẩn bị và theo dõi quy trình đề xuất – phê duyệt – đặt hàng đảm bảo đúng tiêu chuẩn và tiến độ.
• Chuẩn bị nội dung và tài liệu cho các cuộc họp bộ phận
  • Chuẩn bị tài liệu họp, thư mời, nội dung thảo luận và thực hiện ghi biên bản cuộc họp đầy đủ.
  • Theo dõi và đôn đốc các đầu việc sau cuộc họp theo phân công của trưởng bộ phận.
• Phối hợp liên bộ phận trong công tác hành chính – vận hành
  • Kiểm kê tài sản với bộ phận Kế toán
  • Đặt thiết bị/vật tư mới với bộ phận Thu mua
  • Hỗ trợ đặt thiết bị theo đề xuất của bộ phận Kinh doanh.
  • Đảm bảo tiến độ và tính minh bạch trong các quy trình phối hợp nội bộ.
• Thực hiện các thủ tục nội bộ của bộ phận
  • Soạn thảo, theo dõi các đơn đề nghị thanh lý, di dời, báo phế hoặc điều chuyển tài sản theo thực tế vận hành.
  • Cập nhật tình trạng tài sản và phối hợp kiểm tra định kỳ cùng các bộ phận liên quan.
• Hỗ trợ công việc phát sinh khác: Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính và nghiệp vụ khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận và phù hợp với định hướng vận hành của công ty.